หน่วยที่ 4 การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านการบัญชี

ความหมายของการบัญชี

การบัญชีคืออะไร? (What is Accounting?) สมาคมนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาตในสหรัฐอเมริกา(The American Institute of Certified Public Accountants ? AICPA) ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ว่า ? การ รับทำบัญชี เป็นศิลปะของการจดบันทึกรายการหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเงินไว้ในรูปของเงินตรา การจัดหมวดหมู่ของรายการที่บันทึก การสรุปผลและการวิเคราะห์ความหมายของรายการที่ได้จดบันทึกไว้ โดยจัดทำในรูปของรายงานทางการเงิน?
สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้ให้ความหมายของการรับทำบัญชี ไว้ว่า ?การบัญชี คือ ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ? จากความหมายของการบัญชีของทั้งสองสถาบัน เราสามารถสรุปได้ว่า การ รับทำบัญชี ก็คือ การเก็บรวบรวม การจดบันทึก การจำแนก และการสรุปผลรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นในรูปของตัวเงิน รวมทั้งการวิเคราะห์ และแปลความหมายผลสรุปนั้นด้วย จากความหมายของการบัญชีดังกล่าว

เราสามารถสรุปขั้นตอนของการบัญชีได้ ดังนี้
1. การเก็บรวมรวม (Gathering) ข้อมูลทางการเงิน หรือที่เรียกว่ารายการค้า (Transaction) ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
2. การจดบันทึก (Recording) รายการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันลงในสมุดบัญชีขั้นต้น
3. การจำแนก (Classifying) รายการค้าที่บันทึกในสมุดบัญชีขั้นต้น ออกเป็นหมวดหมู่ในสมุดบัญชีขั้นปลาย
4. การสรุปผล (Summarizing) รายการค้าที่เกิดขึ้น และจำแนกแล้วในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เพื่อทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการ โดยผลการสรุปจะถูกแสดงออกมาในรูปของงบการเงิน
5. การวิเคราะห์และแปลความหมาย (Analysis and Interpreting) ข้อมูลทางการบัญชีที่ได้รับจากการสรุปผล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการนำข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจ

นอกจากคำว่า การบัญชี (Accounting) แล้วยังมีคำอีกคำหนึ่งซึ่งมักมีการเข้าใจผิดว่าเป็นคำคำเดียวกันนั่นคือคำว่า การ รับทำบัญชี (Book keeping) ซึ่งแท้ที่จริงแล้วไม่ใช่คำเดียวกันแต่มีความใกล้เคียงกัน โดยการทำบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบัญชีเท่านั้น โดย การรับทำบัญชี เป็นเพียงการจดบันทึกรายการลงในสมุดบัญชี จำแนกรายการบัญชี และสรุปรายการบัญชีโดยจัดทำงบการเงินเท่านั้น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทั้งหมดนี้เราเรียกว่า ผู้ทำบัญชี (Book keeper) แต่การบัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การออกแบบระบบบัญชี การวางรูปบัญชี การบันทึกบัญชี การรายงานทางบัญชี การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี และการสอบบัญชี โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานทั้งหมดดังกล่าวนี้ เราเรียกว่า นักบัญชี (Accountant)

หลักการจำแนกประเภทบัญชีตามระบบบัญชีคู่
การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ของแต่ละหมวดบัญชี มีหลักดังนี้
1. หมวดบัญชีสินทรัพย์(Asset)
รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้สินทรัพย์ลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต
2. หมวดบัญชีหนี้สิน(Liabilities)
รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้หนี้สินเพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้หนี้สินลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต
3. หมวดบัญชีทุน(equity)
รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้ทุนเพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้ทุนลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต
4. หมวดบัญชีรายได้(Revenue)
จากการวิเคราะห์สมการบัญชี ถ้าบัญชีรายได้เพิ่มขึ้นมีผลทำให้บัญชีทุนเพิ่ม ดังนั้น การวิเคราะห์ยึดตามหลักหมวดบัญชีทุน กล่าวคือ ถ้ารายได้เพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีด้านเครดิต ถ้ารายได้ลดลงจะบันทึกบัญชีทางด้านเดบิต
5. หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย(Expenditure)
จากการวิเคราะห์สมการบัญชี ถ้าบัญชีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมีผลทำให้บัญชีทุนลดลงดังนั้นหลักการวิเคราะห์ยึดตามหลักหมวดบัญชีทุนเช่นกัน กล่าวคือ ถ้าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจะบันทึกทางด้านเดบิตถ้าค่าใช้จ่ายลดลงจะบันทึกทางด้านเครดิต

หมวดบัญชีและสมการบัญชี
หมวดบัญชี หมายถึง การจัดหมวดหมู่บัญชีโดยแยกประเภทออกเป็น 5 หมวดบัญชี ดังนี้
1. สินทรัพย์ ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 1
2. หนี้สิน ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 2
3. ส่วนของเจ้าของ หรือทุน ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 3
4. รายได้ ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 4
5. ค่าใช้จ่าย ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 5

สมการบัญชี
จากงบดุล ยอดรวมของสินทรัพย์ จะเท่ากับยอดรวมของหนี้สินและส่วนของเจ้าของเสมอ ไม่ว่ากิจการจะมีรายการค้าเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใดก็ตาม เมื่อพิจารณาทางด้านสินทรัพย์จะเป็นการแสดงถึงสิ่งที่กิจการเป็นเจ้าของ ส่วนทางด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะเป็นการแสดงถึงแหล่งที่มาของเงินลงทุนของกิจการว่ามาจากเจ้าหนี้และเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละกลุ่ม ดังนั้นสินทธิเรียกร้องของเจ้าหนี้รวมกับสิทธิเรียกร้องของส่วนเจ้าของ จึงเท่ากับสินทรัพย์ทั้งหมดของกิจการ ซึ่งแสดงออกมาเป็น สมการบัญชี (Accounting equation) หรือสมการงบดุล ได้ดังนี้
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
(Assets) (Liabilities) (Owers’ equity)

รายการค้า คือ เหตุการณ์ทางการเงินที่มีผลทำให้การดำเนินงานของกิจการและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

วงจรบัญชี คือ ลำดับขั้นตอนในการลงบัญชี โดยเริ่มต้นจากรายการค้า นำไปวิเคราะห์ จดบันทึกในสมุดขั้นต้น จัดให้เป็นหมวดหมู่ โดยผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท แล้วนำมาสรุปผลในรูปของรายงานทางการเงิน

บัญชีแยกประเภท ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย มี 2 แบบ คือ แบบตัว T และแบบแสดงยอดคงเหลือ
หมวดบัญชี บันทึกเพิ่ม บันทึกลด
สินทรัพย์ ด้านเดบิต ด้านเครดิต
หนี้สิน ด้านเครดิต ด้านเดบิต
ส่วนของเจ้าของ ด้านเครดิต ด้านเดบิต
รายได้ ด้านเครดิต ด้านเดบิต
ค่าใช้จ่าย ด้านเดบิต ด้านเครดิต
หลักบัญชีคู่ การบันทึกบัญชีใช้หลัก “ทุกๆ เดบิต จะต้องบันทึกเท่ากับในทุกๆ เครดิต บัญชีแยกประเภท จะต้องนำมาจัดให้เป็นหมวดหมู่ โดยเรียงจาก สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย โดยให้นำหมายเลขมากำกับ เรียกว่า ผังบัญชี

คำศัพท์ทางบัญชีเบี้องต้น

สินทรัพย์
หมายถึง สิ่งที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนอันมีมูลค่า ซึ่งบุคคลหรือกิจการดเป็นเจ้าของหรือสามารถถือเอกประโยชน์ได้จากกรรมสิทธิ์ในสังหาริมทรัพย์ อสังหาริททรัพย์ สินธิ์เรียกร้อง มูลค่าที่ได้มา รายจ่ายที่ก่อให้เกิดสิทธิ์ และรายจ่ายของงวดบัญชีถัดไป
จากความหมายดังกล่าว สินทรัพย์ในทางบัญชีมีหลายลักษณะดังนี้
-สินทรัพย์ที่เป็นตัวเงินหรือเทียงเท่าเงิน เช่น เงินสด และตั๋วเงินรับต่าง ๆ
-สินทรัพย์ที่เป็นสิทธิเรียกร้อง เช่น ลูกหนี้
-สินทรัพย์ที่มีตัวตน เช่น ที่ดิน อาคาร รถยนต์
-สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ สัมปทาน
-รายจ่ายที่จ่ายไปแล้วจะให้ประโยชน์ต่องวดบัญชีถัดไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าประเภทต่าง ๆ

สินทรัพย์สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

  • สินทรัพย์หมุนเวียน (Current asets) หมายถึง เงินสดหรือสินทรัพย์อื่นที่มีเหตุผลจะคาดหมายได้ว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสด หรือขาย หรือใช้หมดไประหว่างรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ
  • สินทรัพย์ถาวร (Fixed assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่มีลักษณะคงทนถาวรเพื่อไว้ใช้ในการดำเนินงานตามปกติของกิจการ และมีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี
  • สินทรัพย์อื่น ๆ (Other assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่ไม่อาจจัดเข้าเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน หรือสินทรัพย์ถาวรได้ เช่น เงินลงทุนระยะยาว รายจ่ายหรือค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชี เป็นต้น
หนี้สิน หมายถึงพันธะผูกพันกิจการอันเกิดจากรายการค้าการกู้ยืมหรือจากคนอื่นซึ่งจะต้องชำระคืนในภายหน้าให้แก่บุคคลภายนอกตามสิทธิเรียกร้องที่บุคคลภายนอกมีต่อกิจการด้วยสินทรัพย์หรือบริการหนี้สินสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
  • หนี้สินหมุนเวียน (Current liabilities) หมายถึง หนี้สินซึ่งมีระยะเวลาการชำระคืนภายใน 1 ปี หรือภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการด้วยสินทรัพย์หมุนเวียน หรือด้วยการก่อหนี้สินระยะสั้นอื่นแทน
  • หนี้สินระยะยาว (Long – term liabilities) หมายถึง หนี้สินซึ่งมีระยะเวลาการชำระคืนเกินกว่า 1 ปี หรือเกินกว่ารอบระยะเวลาการดำเนินงานตามปกติของกิจการ หนี้สินระยะยาวแบ่งออกเป็นหลายประเภท เช่น เงินกู้ยืมระยะยาว หุ้นกู้ พันธบัตรเงินกู้ เป็นต้น
  • หนี้สินอื่น ๆ (Other liabilities) หมายถึง หนี้สินซึ่งไม่อาจจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียนและหนี้สินระยะยาว เช่น เงินสะสมหรือเงินบำนาญของลูกจ้าง พนักงาน เงินกู้ยืมระยะยาวจากเจ้าหน้าที่ของบริษัทหรือบริษัทในเครือรายได้รอการตัดบัญชี เป็นต้น
รายได้ หมายถึง ผลตอบแทนที่กิจการได้รับจากการขายสินค้าหรือบริการตามปกติของกิจการรวมทั้งผลตอบแทนอื่น ๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติ รายได้แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
  • รายได้จากการขาย (Sales) หมายถึง รายได้ที่เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการอันเป็นรายได้จากการดำเนินงานตามปกติ เช่น กิจการซื้อขายสินค้า รายได้ของกิจการ คือ รายได้จากการขายสินค้า ส่วนกิจการให้บริการ เช่น ซ่อมเครื่องไฟฟ้า รายได้ของกิจการ คือ รายได้ค่าซ่อม
  • รายได้อื่น (Other incomes) หมายถึง รายได้ที่มิได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการซึ่งเป็นรายได้ที่ไม่ใช้รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการนั่นเอง

ส่วนของเจ้าของ หมายถึง ทุนที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุนเป็นเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นรวมทั้งกำไรสุทธิที่ยังมิได้แบ่งให้แก่ส่วนของเจ้าของกิจการด้วย ส่วนจองเจ้าของจะมีคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ส่วนของเจ้าของกิจการแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

  • กิจการเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของกิจการประกอบด้วยบัญชีทุน กำไรหรือขาดทุนสุทธิ และถอนใช้ส่วนตัว
  • ห้างหุ้นส่วน ส่วนของเจ้าของกิจการเรียกว่า ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วน (Partners’ equity) เป็นผลรวมของทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคน ซึ่งทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนนั้นประกอบด้วยผลรวมของเงินลงทุน เงินถอนทุนและส่วนแบ่งผลกำไรและขาดทุนสุทธิ
  • บริษัทจำกัด ส่วนของเจ้าของกิจการเรียนกว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholders’ equity) เป็นผลรวมของทุนจดทะเบียนตามกฎหมายของบริษัทที่แสดงอยู่ในรูปชนิดของหุ้น จำนวนและมูลค่าหุ้น ส่วนเกินมูลค่าหุ้นหรือส่วนต่ำกว่ามูลค่าหุ้นและกำไรสะสม

ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนส่วนที่หักออกจากรายได้ในรอบระยะเวลาที่ดำเนินการงานหนึ่ง ค่าใช้จ่ายสามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

  • ต้นทุนขาย (Cost of sales) หมายถึง ต้นทุนของสินค้าที่ขายหรือบริการที่ให้ กล่าวคือในกิจการซื้อเพื่อขาย ต้นทุนของสินค้าที่ขายจะรวมราคาซื้อและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จำเป็น เพื่อให้สินค้าอยู่ในสภาพพร้อมที่จะขาย ส่วนในกิจการผลิตเพื่อขายต้นทุนของสินค้าที่ขายคือ ต้นทุนการผลิตของสินค้านั้น ซึ่งประกอบด้วย ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงานและโสหุ้ยการผลิต
  • ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอันเองมาจากการขายสินค้าหรือบริการ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากการบริหารกิจการอันเป็นส่วนรวมของการดำเนินงาน
  • ค่าใช้จ่ายอื่น (Other expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายนอกเหนือจากที่จัดเข้าเป็นต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่นดอกเบี้ยจ่าย ภาษีเงินได้
    ค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขายสินค้า จะประกอบด้วย ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และค่าใช้จ่ายอื่น สำหรับธุรกิจขายบริการค่าใช้จ่ายจะประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและค่าใช้จ่ายอื่นเท่านั้น

งบการเงิน
เป็นรายงานทางการเงินที่นำเสนอข้อมูลเพื่อแสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน และกระแสเงินสดของกิจการโดยถูกต้องตามที่ควรในแต่ละงวดบัญชีใดบัญชีหนึ่ง หรือระหว่างงวดบัญชีก็ได้งบการเงินจะแสดงข้อมูลโดยถูกต้องตามที่ควรก็ต่อเมื่อกิจการได้ปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีอย่างเหมาะสม รวมทั้งการเปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อจำเป็น งบการเงินดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ และสามารถแสดงถึงผลการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ซึ่งได้รับความไว้วางใจให้ดูแลทรัพยากรของกิจการ งบการเงินต้องจัดทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และจะต้องนำเสนอข้อมูลดังต่อไปนี้ คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสด
ส่วนประกอบของงบการเงินที่สมบูรณ์ ประกอบด้วย

งบดุล (Balance sheet) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งว่ามีสินทรัพย์และหนี้สินประเภทอะไรเป็นมูลค่าเท่าใด และมีเงินทุนเป็นเท่าใด
งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงผลการดำเนินงานของกิจการในระหว่างงวดบัญชี หรือสิ้นงวดบัญชีใดบัญชีหนึ่ง
งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of changes in owners’ equity) หมายถึง รายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ
งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) เป็นรายงานที่แสดงถึงการได้มาและใช้ไปของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note of Financial Statement) ประกอบด้วยการอธิบาย และการวิเคราะห์รายละเอียดของจำนวนเงินที่แสดงในงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสดและงบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ โดยแสดงในรูปของงบย่อย หรืองบประกอบต่างๆ รวมทั้งข้อมูลเพิ่มเติม ข้อมูลที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดให้ต้องเปิดเผย และการเปิดเผยข้อมูลอื่นที่ทำให้งบการเงินแสดงโดยถูกต้องตามที่ควร ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจได้ถูกต้อง

เดบิต
เดบิต (Debit) ใช้อักษรย่อว่า “Dr หมายถึง
จำนวนเงินที่แสดงทางด้านซ้ายของบัญชี
การลงรายการทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้สินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
การลงรายการทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน รายการเงินทุน หรือรายได้ลดลง

เครดิต
เครบิต (Credit) ใช้อักษรย่อว่า “Cr หมายถึง
จำนวนเงินที่แสดงทางด้านขวาของบัญชี
การลงรายการทางด้านขวาของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้สินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่ายลดลง
การลงรายการทางด้านขวาของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน รายการเงินทุน หรือรายได้เพิ่มขึ้น
จากความหมายดังกล่าว เดบิตจะใช้บันทึกรายการพร้อมกับจำนวนเงินทางด้านซ้ายของบัญชี ในการบันทึกรายการจะมีผลทำให้บัญชีสินทรัพย์หรือบัญชีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ส่วนบัญชีหนี้สิน ทุน หรือบัญชีรายได้จะลดลง สำหรับเครดิตจะใช้บันทึกรายการพร้อมกับจำนวนเงินทางด้านขวาของบัญชี ในการบันทึกรายการจะมีผลทำให้บัญชีหนี้สิน ทุน หรือบัญชีรายได้เพิ่มขึ้น ส่วนบัญชีสินทรัพย์ หรือบัญชีค่าใช้จ่ายจะลดลง

ผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมด้านเดบิต และจำนวนเงินรวมด้านเครดิตของแต่ละบัญชีเรียกว่ายอดคงเหลือในบัญชีหรือยอดดุลบัญชี (Account balance) ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
ยอดดุลเดบิต (Debit balance) หมายถึง ผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมที่มากกว่าจำนวนเงินรวมด้านเครดิต
ยอดดุลเครดิต (Credit balance) หมายถึง ผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมที่มากกว่าจำนวนเงินรวมด้านเดบิต

เทคโนโลยีทางการบัญชี

     1.โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูล รายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่างๆผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆมีคุณสมบัติ ดังนี้

        1.มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน

        2.มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล
        3.ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถในการทำงานสูง
        4.มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย แม่ข่าย
        5.เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
        6.มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
        7.มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก
        8.มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทานการรับเข้าข้อมูล
        9.การป้อนข้อมูลทางหน้าจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมูลไดมากกว่าหนึ่งรายการ
      10.มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
      11.มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี
      12.มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
      13.การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้ข้อมูล
     2.การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต คือ รายงานทางการเงินที่นำเสนอต่อผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ตเป็นวิถีทางหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงงบการ เงินได้กว้างไกลทั่วโลกอย่างไร้พรมแดน
 
     3.โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่างๆที่เกี่ยวข้องโดยมี การใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงข้อมูลเดียวและมีการนำเข้าข้อมูลเพียง ครั้งเดียวผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ
     ความสามารถของโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การยุคปัจจุบัน นอกจากการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การด้วยฐานข้อมูลเดียวกัน ขยายขอบเขตไปถึงการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศระหว่างองค์การเข้าด้วยกันหรืออีก นัยหนึ่งคือ การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การเข้ากับการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายใน องค์การคู่ค้า

การใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชี

จากพัฒนาการของการนับ หรือการต้องการคำนวณ รวมถึงการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยเริ่มจากมนุษย์ใช้สิ่งที่ใกล้ตัวที่สุดคือนิ้ว เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยในการนับ และต่อมาจึงเริ่มมองหาสิ่งที่ไกลตัวออกไปในธรรมชาติคือก้อนหิน กิ่งไม้ กลายเป็นสัญลักษณ์ การขีดเขียนกับพื้นดิน พื้นผิวผนังถ้ำต่าง ๆ จนกระทั่งประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือช่วยคำนวณชิ้นแรกคือ ลูกคิด เครื่อง คิดเลข จนกระทั่งมาเป็นคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน สิ่งที่เกิดมาพร้อมกับการนับคำนวณคือการจดบันทึก ซึ่งเป็นวิวัฒนาการที่คู่ขนานกันไปทั้งการบันทึกบัญชีและการใช้คอมพิวเตอร์ เราจะเห็นได้ว่าเมื่อมีวิวัฒนาการด้านการคำนวณด้วยเครื่องมือใดๆ งานบัญชีจะเป็นงานที่ต้องใช้เครื่องคำนวณเหล่านั้น เป็นส่วนหนึ่งในวิวัฒนาการทางการบัญชีด้วยเสมอ ดังนั้นในวันนี้เมื่อเครื่องคำนวณคือคอมพิวเตอร์ การบันทึกบัญชีจึงต้องมีการพัฒนาตามวิวัฒนาการดังกล่าวนี้ด้วยเช่นกัน

%image_alt%
ความหมายของการบัญชีและคอมพิวเตอร์

การบัญชี (Accounting) หมายถึง ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ (สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย)
คอมพิวเตอร์ (Computer) มาจากภาษาละตินว่า Computare หมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของคอมพิวเตอร์ไว้ว่า’เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์’
คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักร อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์ ในด้านการคิดคำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลขและตัวอักษรได้ เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป  นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์ การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้
จากความหมายของทั้งสองคำข้างต้น อาจกล่าวได้ว่าการบัญชีกับคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่มีพัฒนาการคู่ขนานกันไป อย่างไม่สามารถแยกออกจากกันได้

รูปแบบการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี
การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ

  1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจกับงานบัญชี เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet) ซึ่ง มีหลายบริษัทที่พัฒนาขึ้นใช้ในธุรกิจ ทั้งชนิดที่เป็นโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน excel เป็นต้น แต่ การเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งาน โปรแกรมในระดับดี จึงจะสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น
  2. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี เป็นการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาเพื่อจำหน่าย พัฒนา โปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่า นั้นก็ได้ ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับ ดี ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

  1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
  2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
  3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
  4. การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
  5. ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ
  6. ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้
  7. ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน
  8. เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ
  9. ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล
  10. ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่ายเพราะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา
ข้อแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยมือกับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
การทำบัญชีด้วยมือ การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์
  • ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
  • ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
  • บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า
  • คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง
  • ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะตัวเลข
  • คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่
  • ขั้นตอนในการผ่านบัญชีมีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากัน การแก้ไขตัวเลขยุ่งยากและเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง
  • ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที
  • ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง
  • สามารถออกรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลังก็ได้
  • ต้องบันทึกยอดยกมาก่อน จึงจะมาบันทึกรายการรายวันได้
  • บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกเพิ่มได้ภายหลัง
  • งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร
  •  สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร
  • การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ
  •  สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ
  • ไม่สามารถป้องกันข้อมูลบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้
  •  สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน
  • เสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารใช้ตัดสินใจ
  •  สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ทันที

สรุป
การ บัญชีกับคอมพิวเตอร์ เป็นสิ่งที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเพื่อทำให้งานบัญชีมีความถูกต้อง แม่นยำ ครบถ้วน และสรุปได้ทันเวลาที่ต้องการใช้ข้อมูล อีกทั้งยังสามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัส ผ่านในการเข้าใช้โปรแกรมได้อีกด้วย

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป : สุดยอดโปรแกรม ระบบบัญชี ผลิตโดยบริษัทที่มั่นคง-ก่อตั้งมายาวนาน ที่ได้รับการยอมรับและมีผู้ใช้งานมากที่สุดมานับสิบ ๆ ปี

Formula : โปรแกรมบัญชีชื่อดัง ที่ผู้ใช้มั่นใจและบอกต่อกันมาก
WinSpeed : โปรแกรมระบบบัญชีที่สมบรูณ์แบบทั้งคุณภาพและการบริการ ที่นักบัญชี
รู้จักกันอย่างแพร่หลาย
(สำหรับธุรกิจขนาดกลางขึ้นไป)
Forma : โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ที่มีระบบทั่วไปอย่างครบครัน และระบบต่าง ๆ สำหรับธุรกิจเฉพาะด้าน
ERP-Enterprise : พลิกโฉมซอฟท์แวร์ระบบบัญชีไทย ครอบคลุมทั้ง Accounting
    Management และ Financial Management (เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่)
MyAccount : ระบบบัญชี สำหรับ SME ประสิทธิภาพสูง แต่ราคาประหยัด
CD-Organizer : โปรแกรมบัญชีสำหรับผู้ไม่รู้บัญชี ใช้งานง่ายแม้ไม่เคยใช้คอมพิวเตอร์
มาก่อน

AutoFlight :
ระบบบัญชีสำเร็จรูปของไทยที่ประกาศเน้นความ STABLE และครองอันดับ
    โปรแกรมที่ STABLE มายาวนานที่สุด กว่า 5 ปี
BusinessPlus-Payroll : สุดยอดโปรแกรมงานเงินเดือนที่ครอบคลุมทุกระบบอย่าง
สมบูรณ์

EasyWin : ระบบบัญชี บน Windows ที่ครอบคลุมการทำงานด้านบัญชีทั้งหมดไว้อย่าง
ครบครัน

Daccount : อีกทางเลือกที่ดีของระบบบัญชีที่ทำงานบน Windows แต่ราคาไม่แพง
STAR-ACC :
ระบบโปรแกรม STAR-ACC ราคา 25,000 บาท ได้โปรแกรม “ระบบบัญชีทั้ง
ระบบ”

HR-Pro :
โปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารงานบุคคล
POS-Pro :
โปรแกรมระบบขายหน้าร้าน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการขายสินค้าหน้าร้าน
CRM : โปรแกรมบริหารงานลูกค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการขาย ให้ยอดขายเพิ่มขึ้น
SCM :
โปรแกรมบริหารศูนย์บริการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร และจัดการงานด้านการ
     บริการ

JobCost : ระบบบัญชี เพื่อการ
บริหารต้นทุนการผลิต เพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผนควบคุม
KM : โปรแกรมที่ช่วยในการกระจายความรู้และทัศนคติ เพื่อเพื่มศักยภาพในตัวบุคคล
    ขององค์กร

ใบงาน

คำชี้แจง : ตอบคำถามลงในสมุด

  1. การบัญชีเป็นศิลปะในการทำงานที่เกี่ยวกับรายการ เหตุการณ์ ข้อมูลทางเศรษฐกิจการเงินที่สามารถจดบันทึกไว้ในรูปของตัวเงิน ซึ่งมีการปฏิบัติเป็นขั้นตอน ดังนี้ …………………………
  2. การจำแนกประเภทของบัญชีออกเป็น 5 หมวด มีอะไรบ้าง อธิบาย ……………….
  3. จงอธิบายถึงเทคโนโลยีสารสนเทศทางการบัญชี พร้อมยกตัวอย่างประกอบ…………….
  4. จงยกตัวอย่างการนำคอมพิวเตอร์มาชั่วยงานด้านบัญชี……………………….
  5. จงยกตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี มา 5 โปรแกรม………………..

 

เอกสาร ดาวน์โหลด

http://numfon-fon.blogspot.com/2012/04/blog-post.html

https://sites.google.com/site/karchikhxmphiwtexrninganbaychi/